Question-réponse
Fiche vérifiée le par Service-Public.gouv.fr
Il est conseillé de conserver l'original du document qui vous a été transmis, que cet original soit sur support papier ou sur support électronique.
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Situation : Support papier
Si l'original du document est sur support papier, il est conseillé de le conserver sur support papier.
Exemple : diplôme transmis par courrier ou remis en main propre.
En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version numérisée/photocopiée a valeur uniquement de copie. Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être fiable. De plus, si l'original du document existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée.
La durée de conservation varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Situation : Support électronique
Si l'original du document est sur support électronique, il est conseillé de le conserver sur support électronique.
Exemple : avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet.
En effet, si vous imprimez ce document, la version imprimée a valeur uniquement de copie. Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être fiable. De plus, si l'original du document existe toujours , sa présentation peut toujours être exigée.
La durée de conservation d'un document électronique est identique à celle d'un document papier. Elle varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
À savoir
Un écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à en garantir l’intégrité. En pratique, la signature électronique (site externe) permet d'identifier la personne signataire de l'acte.
Simulateur
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre
Accéder au simulateur (site externe) Détails : Vérifier combien de temps conserver un document
Pour connaître le service compétent pour votre adresse, consultez l'Annuaire de l'administration (site externe).
Accéder au site : annuaires.justice.gouv.fr (site externe)
Ministère chargé de la justice
Est présumée fiable, jusqu'à preuve du contraire, toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte et dont l'intégrité est garantie dans le temps. L’intégrité dans le temps est garantie par un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie, ou en cas de reproduction électronique, qui répond à des exigences de sécurité.
Document sécurisé, qui reste fiable et vérifiable quelle que soit la durée de sa conservation et de son usage.
