Question-réponse
Fiche vérifiée le par Service-Public.gouv.fr
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents.
Les documents peuvent être conservés sous format papier ou numérique. La conservation numérique doit garantir l’intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents pendant toute la durée de conservation.
À noter
La liste suivante est indicative et peut varier selon la situation de l’association.
L’association doit mettre en place une organisation permettant de conserver ses documents dans de bonnes conditions. Elle peut notamment définir des durées de conservation, classer les documents et prévoir leur archivage.
L’absence de conservation peut entraîner des difficultés à prouver un droit ou une obligation. Elle peut également exposer l’association à des sanctions, notamment en cas de contrôle fiscal ou social.
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :
Ils doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée. Ces documents peuvent être utiles même après la dissolution de l’association.
Les documents relatifs aux membres de l’association (registre des adhérents, cotisations, correspondances) peuvent être conservés pendant la durée de l’adhésion.
Après la démission ou la radiation d’un membre, les informations le concernant (nom, prénom, adresse, coordonnées) ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion de la relation ou au respect des obligations légales.
Un délai de conservation de 5 ans après la fin de l’adhésion peut être appliqué lorsqu’il est nécessaire de conserver ces informations pour des raisons de preuve (par exemple en cas de litige).
Les données peuvent être conservées plus longtemps uniquement si la personne concernée a donné son accord exprès. Cet accord doit être libre, spécifique et clairement exprimé.
À l’issue des délais applicables, les données doivent être supprimées ou anonymisées.
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :
Ils sont à conserver au minimum 5 ans.
Les documents financiers sont les suivants :
Ils doivent être conservés au minimum 10 ans .
Les documents permettant de justifier les obligations fiscales de l’association doivent être conservés pendant au moins 6 ans.
Il s’agit notamment des déclarations fiscales, des justificatifs relatifs aux impôts et taxes (dont la TVA le cas échéant) ainsi que de tout document permettant de vérifier la situation de l’association au regard de l’administration fiscale.
Les doubles des reçus délivrés aux donateurs ouvrant droit à une réduction d’impôt doivent également être conservés pendant ce délai.
Ce délai court à partir de la dernière opération mentionnée sur les documents ou de l’année d’imposition concernée.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... | 5 ans |
| Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM | 5 ans |
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Titres de propriété et actes de ventes | Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
| Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer | Durée du contrat + 5 ans |
| Contrat d'assurance | Durée du contrat + 2 ans |
| Factures de gaz et d'électricité | 2 ans |
| Factures d'eau |
|
| Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet | 1 an |
Les documents liés aux subventions sont les suivants :
Ils sont à conserver pendant au moins 10 ans.
Informations à retenir
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Documents portant sur la création de l'association | Illimitée |
| Documents portant sur le fonctionnement de l'association | Au moins 5 ans |
| Documents financiers | Au moins 10 ans |
| Documents fiscaux | Au moins 6 ans |
| Documents portant sur les personnes de l'association | Variable (entre 1 et 5 ans) |
| Documents portant sur les locaux de l'association | Variable (entre 1 an et illimité) |
| Documents liés aux subventions publiques | Au moins 10 ans |
Certains documents doivent être conservés sans limitation de durée, notamment ceux portant sur la création de l’association.
Les données personnelles doivent être supprimées ou anonymisées à l’issue des délais applicables.
Service compétent pour Varenne Saint Germain :
Mission d'accueil et d'information des associations (MAIA) - Saône-et-Loire
173, boulevard Henri-Dunant Direction départementale de la cohésion sociale
71031 Mâcon Cedex
Téléphone : 03 85 21 99 00
Courriel : ddcs@saone-et-loire.gouv.fr
Fiche détaillée dans l'Annuaire de l'administration (site externe)
Source : Annuaire de l'administration (DILA), compétence géographique — données du octobre 21, 2026
Accéder au site : associations.gouv.fr (site externe)
Ministère chargé de la vie associative
