Fiche pratique
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Le syndicat des copropriétaires s'exprime au travers de l'assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. C'est au cours de ces réunions que sont prises les décisions liées à la gestion et l'administration de la copropriété. Une assemblée générale doit ainsi avoir lieu au moins 1 fois par an. La mise en place de l'assemblée générale nécessite l'envoi d'une convocation. Quelles sont les règles applicables à la convocation à l'assemblée générale ? Nous vous présentons les informations à connaître.
L'obligation de convoquer les copropriétaires à une assemblée générale varie en fonction de la taille de la copropriété et du nombre de copropriétaires.
Il faut ainsi distinguer entre :
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Cas : Cas général
L'assemblée générale ne peut pas se tenir spontanément. Une convocation doit obligatoirement être envoyée à l'ensemble des copropriétaires de l'immeuble.
Cas : Petites copropriétés
Dans les petites copropriétés, la convocation d’une assemblée générale est obligatoire pour :
Les autres décisions peuvent être prises à l'unanimité des voix des copropriétaires à l'occasion d'une consultation écrite, sans nécessité de convoquer une assemblée générale.
Cas : Immeuble appartenant à 2 copropriétaires
La convocation à l'assemblée générale n'est pas obligatoire dans ce cas. Les 2 copropriétaires composant le syndicat des copropriétaires peuvent se réunir sans convocation préalable pour prendre toutes les décisions.
Il appartient au syndic de convoquer les copropriétaires à l'assemblée générale. Mais il existe des hypothèses dans lesquelles le président du conseil syndical et les copropriétaires peuvent également envoyer une convocation.
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Cas : Syndic
Le syndic doit convoquer les copropriétaires à une assemblée générale au moins une fois par an, lors de laquelle le budget prévisionnel et le fonds travaux sont votés.
Il a également l'obligation de convoquer une assemblée générale dans les cas suivants :
À noter
Le demande de convocation adressée par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires doit être envoyée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Le courrier doit préciser la ou les questions à inscrire à l'ordre du jour. Les documents utiles (devis, contrat, etc.) pour se prononcer sur les questions posées doivent également être annexer à la lettre. Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier :
Modèle de document
Institut national de la consommation (INC)
Accéder au modèle de document (site externe) Détails : Demander à son syndic la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires
Cas : Président du conseil syndical
L'assemblée générale peut également être convoquée par le président du conseil syndical dans 2 cas :
En cas de refus ou négligence du syndic de donner suite à la demande de convocation du conseil syndical ou d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de tous les copropriétaires. Dans ce cas, le président du conseil syndical doit mettre en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception, le syndic de respecter son obligation de convoquer. En l'absence de réponse du syndic pendant au moins 8 jours après la première présentation de la lettre recommandée, l'assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical.
Un modèle de lettre est disponible :
Modèle de document
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre
Accéder au modèle de document (site externe) Détails : Mise en demeure de convoquer une assemblée générale des copropriétaires
Cas : Copropriétaires
L'assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire dans des cas limités.
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Cas : Copropriété avec un syndic
Tout copropriétaire d'un immeuble peut convoquer une assemblée générale s'il justifie des 4 conditions cumulatives suivantes :
Cas : Copropriété sans syndic
Tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale dans le cas où la copropriété n'a pas de syndic.
Cette situation concerne, principalement, l'hypothèse de l'expiration du mandat du syndic, de sa démission ou de son décès.
L'assemblée générale convoquée a exclusivement pour but de désigner un syndic.
Attention
L'absence de syndic ne doit pas résulter d'un défaut de nomination lors d'une assemblée générale convoquée pour désigner le syndic. Dans cette hypothèse, le syndic est désigné par le président du tribunal judiciaire, sur demande :
Il est obligatoire de se faire accompagner par un avocat pour cette démarche.
Cas : Copropriété détenue par 2 copropriétaires
Lorsque l'immeuble appartient seulement à 2 copropriétaires, chacun peut convoquer l'autre à une assemblée générale en lui précisant les questions inscrites à l'ordre du jour.
La convocation doit être envoyée à tous les copropriétaires.
Il est précisé que :
Le moment varie selon la nature de l'assemblée générale :
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Cas : Assemblée générale ordinaire
La convocation à l'assemblée générale ordinaire doit être envoyée dans un délai permettant la tenue de l’assemblée générale au plus tard dans les 6 mois suivant le dernier jour de l'exercice comptable précédent.
En pratique, pour respecter le délai légal de convocation de 21 jours avant l’assemblée, il est recommandé d’adresser la convocation 1 mois avant l’échéance de ce délai de six mois.
Cas : Assemblée générale extraordinaire
La convocation à l'assemblée générale extraordinaire est envoyée dès qu'elle est jugée nécessaire ou utile.
La convocation doit être notifiée aux copropriétaires par voie électronique. Elle peut être envoyée par lettre recommandée électronique ou par tout procédé électronique sécurisé, mis en œuvre par un prestataire garantissant l’intégrité, la sécurité et la traçabilité de l’envoi.
Par exception, la convocation peut être notifiée par :
À noter
Chaque copropriétaire peut demander, à tout moment, de bénéficier de l’envoi postal pour la communication des convocations aux assemblées générales. Cette demande peut être faite par tout moyen permettant d’établir avec certitude sa date de réception par le syndic (écrit recommandé, courriel avec preuve de réception, etc.). La demande peut également être formulée lors de l’assemblée générale, le syndic doit alors le mentionner sur le procès-verbal.
Les copropriétaires doivent informer le syndic de leur changement de domicile.
Ils doivent lui communiquer l'adresse postale de leur nouveau domicile et leur adresse mail par voie électronique ou par lettre recommandée avec avis de réception.
Le délai de convocation à l'assemblée générale va varier en fonction de l'urgence des décisions à prendre.
La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours calendaires avant la date de l'assemblée générale, sauf si le règlement de copropriété a prévu un délai plus long.
Ce délai a pour point de départ :
En pratique, la convocation doit ainsi être envoyée au moins 1 mois avant la tenue de la réunion afin de respecter le délai légal.
Attention
Le non-respect du délai de convocation, même pour un seul jour, entraine la nullité de l'assemblée générale. Toutefois, cette sanction n'est applicable que si un copropriétaire saisit le tribunal du lieu de situation de l'immeuble d'une telle demande. Cette démarche nécessite l'accompagnement par un avocat.
En cas d'urgence, le délai peut être inférieur à 21 jours. C'est notamment le cas lorsque l'assemblée générale doit prendre une décision immédiate liée à la conservation matérielle de l'immeuble (par exemple, pose d'étais en cas d'effondrement partiel du bâtiment).
La convocation doit contenir :
Les devis doivent obligatoirement être joints à la convocation.
La présentation de plusieurs devis est obligatoire si le syndicat des copropriétaires a voté un seuil à partir duquel il doit y avoir une mise en concurrence des entreprises. Cette décision peut fixer le nombre minimum de devis à présenter. En l'absence de précision, 2 devis sont suffisants.
En l'absence de mise en concurrence obligatoire, un seul devis peut être joint à la convocation.
L'ordre du jour est établi par le syndic avec le conseil syndical. Toutefois, la réglementation ne mentionne pas de sanction si la concertation n'a pas lieu.
L'ordre du jour contient l'ensemble des questions qui seront discutées et votées au cours de l'assemblée générale.
Rappel
Chaque question doit être rédigée de façon précise, en évitant une formulation vague ou équivoque, et ne peut avoir qu'un seul objet (par exemple le vote du montant du budget prévisionnel).
Chaque question doit mentionner la majorité à laquelle elle sera votée.
À savoir
L'assemblée générale prend des décisions valides uniquement sur les points inscrits à l'ordre du jour. Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut toutefois être discuté lors de la réunion, sans pouvoir être voté.
Tout copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Cette notification peut être faite à tout moment.
La demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception. Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier :
Modèle de document
Institut national de la consommation (INC)
Accéder au modèle de document (site externe) Détails : Demander l'inscription de questions complémentaires à l'ordre du jour de l'assemblée des copropriétaires
Attention
La demande d'inscription d'une résolution à l'ordre du jour de l'assemblée générale doit parvenir au syndic avant l'envoi de la convocation. Une notification tardive peut empêcher le syndic d'inscrire les questions à l'ordre du jour. Dans ce cas, elles sont soumises à l'assemblée générale suivante.
Un projet de résolution doit obligatoirement être joint à l'envoi lorsque la question porte, notamment, sur :
La demande doit également être accompagnée d'un document précisant la localisation et le détail des travaux lorsqu'il s'agit de travaux d'accessibilité ou affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble.
À savoir
Le syndic ne peut pas juger la valeur ou l'opportunité de la demande. Il doit obligatoirement inscrire la question à l'ordre du jour de l'assemblée générale.
Si un copropriétaire n'a pas été convoqué, il peut :
Ces deux démarches nécessitent l'accompagnement d'un avocat.
En plus de l'absence de convocation, l'irrégularité de la convocation en assemblée générale concerne de nombreux cas, notamment :
Dans ces hypothèses, il est possible de demander en justice l'annulation de l'assemblée générale ou d'une ou plusieurs décisions.
Cette demande est adressée au tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble. Cette démarche nécessite l'accompagnement obligatoire d'un avocat.
Modèle de document
Institut national de la consommation (INC)
Accéder au modèle de document (site externe) Détails : Demander à son syndic la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires
Modèle de document
Institut national de la consommation (INC)
Accéder au modèle de document (site externe) Détails : Demander l'inscription de questions complémentaires à l'ordre du jour de l'assemblée des copropriétaires
Modèle de document
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre
Accéder au modèle de document (site externe) Détails : Mise en demeure de convoquer une assemblée générale des copropriétaires
Entité juridique composé par l'ensemble des copropriétaires d'un immeuble
Réunion annuelle obligatoire lors de laquelle sont notamment discutés par les copropriétaires, le budget prévisionnel et l'approbation des comptes
Assemblée générale supplémentaire qui peut être convoquée chaque fois qu'une décision liée à la bonne administration de l'immeuble doit être prise, sans attendre l'assemblée générale annuelle obligatoire
Situation juridique où un immeuble ou un ensemble immobilier appartient à plusieurs personnes. Chaque propriétaire possède une partie privative (par exemple un appartement, une cave) et une part des parties communes (comme les halls, escaliers ou jardins).
Personne physique ou morale (société/entreprise) propriétaire d'un ou plusieurs lots dans un immeuble
Partie de bâtiment comportant obligatoirement une partie privative et une quote-part de parties communes
Liste des sujets qui seront discutés et votés lors de l'assemblée générale des copropriétaires
Situation dans laquelle le syndic ne peut plus exécuter sa mission en raison d’évènements ou de circonstances extérieures à sa volonté (maladie, accident, décès, etc.)
Document visant à contraindre une personne à se plier à ses obligations légales
Situation dans laquelle deux ou plusieurs personnes sont propriétaires ensemble d'une même chose ou d'un même ensemble de choses (exemples : maison, portefeuille de titres, meubles, bijoux). L'indivision peut être créée volontairement (par exemple lors d'un achat à plusieurs, même dans des proportions inégales) ou résulter d'une situation de fait (indivision entre des héritiers d'une succession).
Situation lorsque les pouvoirs liés au droit de propriété (occuper un bien, le vendre, en percevoir les revenus) sont répartis entre l'usufruitier et le nu-propriétaire
Meuble ou immeuble dont la propriété est partagée entre les époux. Les époux soumis au régime légal de la communauté réduite aux acquêts constituent des biens communs dès lors qu'un achat est réalisé par l'un des époux.
Formalité par laquelle un acte de procédure ou une décision est porté à la connaissance d’une personne
Correspond à la totalité des jours du calendrier de l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre, y compris les jours fériés ou chômés
Jour effectivement travaillé dans une entreprise ou une administration. On en compte 5 par semaine.
Proposition formelle soumise à la discussion du syndicat des copropriétaires et au vote des copropriétaires
Parties de bâtiments (couloirs, chaudière, canalisation, garde-corps...) et des terrains (jardins, parcs...) affectés à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires
